Digital marketing agency tidak hanya dituntut menghasilkan ide kreatif dan campaign yang menarik. Di balik setiap konten, iklan, atau strategi digital, ada proses operasional yang melibatkan brief klien, pembagian tugas, deadline, revisi, approval, hingga pelaporan.
Masalahnya, satu agency biasanya menangani beberapa klien sekaligus. Setiap klien memiliki target, kanal pemasaran, kebutuhan konten, dan jadwal campaign yang berbeda. Tanpa sistem kerja yang terpusat, brief bisa tercecer, deadline terlewat, revisi sulit dilacak, dan pembagian pekerjaan menjadi tidak seimbang.
Berikut adalah tantangan yang biasa ditemukan pada digital marketing saat menggelola klien maupun campaign:
1. Brief Klien Tersebar di Banyak Tempat
Dalam digital marketing agency, brief klien bisa datang melalui berbagai kanal. Ada klien yang mengirim kebutuhan melalui email, WhatsApp, dokumen, hasil meeting, atau voice note.
Ketika informasi tersebar, tim perlu mencari kembali brief sebelum mulai bekerja. Risiko lainnya, anggota tim bisa menggunakan versi brief yang berbeda atau melewatkan informasi penting seperti target audiens, key message, kanal distribusi, dan deadline.
ClickUp dapat membantu menyatukan brief dalam satu tempat. Agency dapat menggunakan Docs untuk menyimpan informasi proyek dan Forms untuk mengumpulkan kebutuhan klien menggunakan format yang lebih konsisten.
Setelah brief diterima, informasi tersebut dapat diubah menjadi task yang memiliki penanggung jawab, deadline, prioritas, dan detail pekerjaan.
Sebagai contoh, sebuah form permintaan konten dapat memuat:
- nama klien,
- nama campaign,
- jenis konten,
- target audiens,
- kanal pemasaran,
- deadline,
- referensi visual,
- pesan utama,
- kebutuhan tambahan.
Dengan format yang lebih seragam, tim tidak perlu berulang kali meminta informasi yang seharusnya sudah tersedia sejak awal.
2. Deadline Campaign Sering Terlewat
Satu campaign digital marketing biasanya terdiri dari banyak tahapan. Tim perlu menerima brief, melakukan riset, menyusun ide, menulis copy, membuat desain, melakukan review internal, meminta approval klien, mengerjakan revisi, dan menjadwalkan publikasi.
Jika satu tahapan terlambat, seluruh jadwal campaign bisa ikut mundur.
Misalnya, desain belum dapat dimulai karena copy belum selesai. Setelah desain selesai, proses kembali tertunda karena approval klien belum diberikan. Akibatnya, konten yang seharusnya dipublikasikan pada waktu tertentu harus dijadwalkan ulang.
Dalam ClickUp, campaign dapat dibagi menjadi task dan subtask agar setiap tahapan memiliki penanggung jawab dan deadline sendiri.
Contohnya:
Task utama: Campaign Peluncuran Produk Baru
Subtask:
- Riset audiens
- Menyusun content plan
- Menulis copy
- Membuat desain
- Internal review
- Client review
- Revisi
- Scheduling
- Publikasi
- Reporting
Agency juga dapat menggunakan task dependencies untuk menunjukkan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Dengan begitu, anggota tim dapat melihat pekerjaan yang masih menunggu proses sebelumnya.
Tampilan seperti List, Board, Calendar, dan Timeline juga membantu tim melihat jadwal campaign dari sudut yang berbeda.
3. Revisi dan Approval Klien Sulit Dilacak
Revisi merupakan bagian yang hampir selalu ada dalam pekerjaan agency. Namun, proses revisi bisa menjadi rumit ketika komentar klien tersebar melalui email, WhatsApp, meeting, atau dokumen yang berbeda.
Akibatnya, tim dapat mengalami beberapa masalah:
- revisi lama dan baru tercampur,
- anggota tim mengerjakan versi yang salah,
- komentar penting terlewat,
- jumlah revisi tidak terpantau,
- status approval tidak jelas.
ClickUp dapat membantu agency membuat alur status pekerjaan yang lebih terstruktur.
Contoh status yang dapat digunakan:
- Brief Received
- In Progress
- Internal Review
- Client Review
- Revision
- Approved
- Scheduled
- Published
Melalui status tersebut, account manager dapat melihat apakah sebuah konten masih dikerjakan, sedang menunggu review internal, atau belum mendapatkan approval dari klien.
Komentar, file, dan riwayat diskusi juga dapat ditempatkan pada task yang sama. Dengan demikian, anggota tim tidak perlu mencari feedback di banyak kanal sebelum melakukan revisi.
4. Pembagian Workload Tim Tidak Seimbang
Digital marketing agency biasanya memiliki beberapa peran, seperti account manager, strategist, content writer, social media specialist, designer, video editor, SEO specialist, dan performance marketer.
Masalahnya, pembagian pekerjaan tidak selalu terlihat dengan jelas. Seorang designer bisa menangani terlalu banyak konten dalam satu minggu, sementara anggota tim lain memiliki kapasitas yang lebih longgar.
Jika kondisi ini tidak terpantau, dampaknya bisa berupa:
- pekerjaan terlambat,
- kualitas output menurun,
- revisi meningkat,
- anggota tim mengalami burnout,
- agency terlalu bergantung pada satu orang.
ClickUp dapat membantu menampilkan pembagian tugas dan kapasitas anggota tim melalui Workload View maupun Dashboard.
Project manager dapat melihat siapa yang memiliki terlalu banyak pekerjaan, siapa yang masih memiliki kapasitas, dan tugas mana yang perlu dipindahkan.
Contoh informasi yang perlu dipantau:
| Anggota Tim | Peran | Tugas Aktif | Tugas Terlambat | Kondisi |
| Andi | Content Writer | 12 | 2 | Perlu redistribusi |
| Rina | Designer | 18 | 5 | Overload |
| Budi | Ads Specialist | 7 | 0 | Masih tersedia |
| Sinta | Account Manager | 10 | 1 | Normal |
Data seperti ini membantu agency membagi pekerjaan berdasarkan kapasitas, bukan hanya berdasarkan siapa yang biasanya mengerjakan tugas tersebut.
5. Status Setiap Klien dan Campaign Sulit Dipantau
Ketika agency menangani banyak klien, account manager dan project manager sering perlu bertanya satu per satu untuk mendapatkan pembaruan.
Pertanyaan yang sering muncul antara lain:
- Konten klien A sudah sampai mana?
- Desain campaign B sudah selesai atau belum?
- Klien C sudah memberikan approval?
- Campaign mana yang terlambat?
- Laporan bulanan mana yang belum dikirim?
Jika pembaruan status masih dilakukan secara manual, banyak waktu akan habis hanya untuk mencari informasi.
ClickUp Dashboard dapat digunakan untuk menampilkan progres pekerjaan dalam satu tampilan. Agency dapat membuat dashboard berdasarkan klien, campaign, tim, atau periode tertentu.
Informasi yang bisa ditampilkan misalnya:
- jumlah campaign aktif,
- jumlah tugas yang selesai,
- tugas yang terlambat,
- konten yang menunggu approval,
- pekerjaan per klien,
- pembagian workload,
- waktu yang digunakan tim.
Dengan dashboard, account manager tidak perlu selalu menanyakan progres kepada setiap anggota tim. Informasi dapat dilihat dari status task yang diperbarui.
6. Waktu Kerja untuk Setiap Klien Tidak Tercatat
Agency perlu mengetahui berapa banyak waktu yang digunakan untuk menangani setiap klien. Hal ini penting untuk melihat apakah pekerjaan yang dilakukan masih sesuai dengan nilai kontrak atau retainer.
Sebagai contoh, sebuah paket layanan mungkin hanya mencakup dua kali revisi. Namun, karena permintaan klien terus berubah, tim akhirnya mengerjakan lima atau enam kali revisi.
Tanpa pencatatan waktu, tambahan pekerjaan tersebut sering tidak terlihat sebagai biaya operasional.
ClickUp Time Tracking dapat digunakan untuk mencatat durasi pengerjaan setiap task. Agency kemudian dapat membandingkan estimasi dengan waktu aktual.
| Pekerjaan | Estimasi | Waktu Aktual |
| Content plan | 4 jam | 5 jam |
| Copywriting | 6 jam | 7 jam |
| Desain konten | 10 jam | 12 jam |
| Revisi klien | 3 jam | 8 jam |
| Laporan campaign | 4 jam | 4 jam |
Dari contoh tersebut, agency dapat melihat bahwa waktu revisi jauh melebihi estimasi. Data ini dapat digunakan untuk mengevaluasi ruang lingkup layanan, harga paket, atau batas revisi pada kontrak berikutnya.
Pencatatan waktu juga membantu agency memahami klien atau jenis campaign mana yang paling banyak menyerap sumber daya.
7. Pekerjaan Berulang Masih Dibuat Secara Manual
Digital marketing agency memiliki banyak pekerjaan yang dilakukan secara berulang, misalnya:
- menyusun content plan bulanan,
- menjadwalkan konten,
- mengirim laporan mingguan,
- mengevaluasi performa iklan,
- membuat invoice,
- melakukan meeting rutin,
- memperbarui campaign tracker.
Jika seluruh tugas tersebut dibuat secara manual setiap periode, tim dapat menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan administratif. Ada juga risiko pekerjaan rutin terlupakan karena task belum dibuat.
ClickUp dapat membantu melalui Recurring Tasks, Templates, dan Automations.
Sebagai contoh, task “Laporan Media Sosial Bulanan” dapat dibuat berulang setiap tanggal tertentu. Template campaign juga dapat digunakan kembali untuk klien yang memiliki proses kerja serupa.
Automation dapat digunakan untuk membantu memperbarui alur kerja, seperti:
- mengubah status ketika task selesai,
- menetapkan assignee berdasarkan jenis pekerjaan,
- menambahkan komentar pengingat,
- memindahkan task ke tahap berikutnya,
- memberikan notifikasi ketika deadline mendekat.
Dengan otomatisasi sederhana, tim dapat mengurangi pekerjaan administratif dan lebih fokus pada strategi maupun eksekusi campaign.
8. Pelaporan kepada Klien Membutuhkan Waktu Lama
Selain mengerjakan campaign, agency juga perlu memberikan laporan kepada klien. Namun, proses membuat laporan operasional sering memakan waktu karena account manager harus mengumpulkan informasi dari banyak anggota tim.
Informasi tersebut dapat berupa:
- progres campaign,
- pekerjaan yang sudah selesai,
- pekerjaan yang masih berjalan,
- konten yang menunggu approval,
- waktu kerja tim,
- kendala selama proyek,
- rencana pekerjaan berikutnya.
ClickUp Dashboard dapat membantu menampilkan progres pekerjaan secara lebih terpusat. Dashboard juga dapat difilter berdasarkan klien, campaign, status, atau periode tertentu.
Namun, perlu dibedakan antara laporan progres operasional dan laporan performa marketing. ClickUp lebih relevan untuk menunjukkan progres proyek, penyelesaian tugas, workload, dan waktu kerja.
Sementara itu, data seperti reach, impressions, conversion, cost per lead, atau return on ad spend tetap berasal dari platform analitik atau periklanan yang digunakan.
Dengan pembagian ini, agency dapat menggunakan ClickUp untuk menjelaskan apa yang sudah dikerjakan, sementara data performa campaign berasal dari kanal pemasaran terkait.
Kesimpulan
Dengan tantangan yang cukup kompleks, terkadang membuat digital agency dapat menghadapi berbagai tantangan seperti brief yang tersebar, deadline terlewat, revisi sulit dilacak, workload tidak seimbang, dan status campaign yang tidak terlihat dapat menghambat produktivitas tim.
Oleh karena itu, ClickUp hadir sebagai solusi untuk menyatukan brief, task, dokumen, deadline, status, workload, hingga laporan progres dalam satu workspace. Namun, penggunaan ClickUp akan memberikan hasil yang lebih optimal jika diimplementasikan sesuai dengan alur kerja dan kebutuhan setiap digital agency.
Di sinilah peran Mimosatree sebagai konsultan ClickUp menjadi penting. Melalui layanan training dan implementasi ClickUp, bisnis dapat memperoleh pendampingan dalam merancang workspace, mengotomatisasi proses kerja, serta melatih seluruh anggota tim agar mampu menggunakan ClickUp secara efektif.
Tertarik untuk melihat keberhasilan kami dalam melakukan implementasi ClickUp? Yuk klik study case dan temukan bagaimana keberhasilan kami dalam mengimplementasikan ClickUp
