Tanpa adanya struktur yang jelas, pengelolaan pekerjaan bisa jadi berantakan. Terutama jika dikerjakan secara kolaboratif dalam tim. Pekerjaan bisa terlewat, prioritas menjadi kacau, dan komunikasi antar anggota tim tidak berjalan dengan baik.
Dengan ClickUp, Anda bisa mencegah hal itu melalui fitur Space yang dapat membantu dalam mengelompokkan tugas dan proyek secara struktur. Berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya:
Apa Itu Space di ClickUp
Space adalah ruang kerja yang digunakan untuk mengelompokkan proyek, tugas, atau tim dalam satu kategori besar. Biasanya space ini lebih dikenal sebagai folder besar yang dapat menyimpan seluruh kegiatan kerja dalam satu konteks. Misalnya, kamu bisa membuat space untuk Tim Marketing, Tim HR, atau Proyek Campaign Q4.
Namun perlu dipahami, berdasarkan info dari ClickUp.com, Space tersedia untuk semua plan.
- Untuk plan Free Forever, Workspace dibatasi hingga 5 Space.
- Untuk plan Unlimited dan di atasnya, akses Space tidak dibatasi (unlimited).
Catatan Penting:
Meskipun fitur Space tersedia untuk semua plan (Free Forever hingga Unlimited), ada batasan khusus terkait user guest. Batasan tersebut adalah Guest tidak dapat diundang langsung ke sebuah Space.
Sehingga dapat diartikan, jika ada pengguna yang hanya diberi peran guest dalam akun ClickUp, maka pengguna tersebut tidak bisa melihat atau bergabung ke level Space secara langsung.
Fungsi Space Pada ClickUp
Melalui adanya Space, Anda dapat mengelompokkan proyek ke dalam kategori kerja yang lebih terstruktur. Namun selain itu, Space di ClickUp juga berfungsi untuk:
- Mengatur alur kerja sesuai kebutuhan tim, termasuk status tugas dan custom fields.
- Memberi batasan akses pengguna berdasarkan proyek atau tim tertentu.
- Menyediakan tempat khusus untuk dokumen, task, dan tampilan kerja (view) agar tidak bercampur dengan proyek lain.
- Memisahkan workflow antar divisi atau klien dalam satu Workspace.
- Mengoptimalkan kolaborasi dengan fitur integrasi, template, dan automasi langsung dalam satu ruang kerja.
Komponen yang Harus Dipahami dalam Membuat Space di ClickUp
Sebelum Anda membuat Space di ClickUp, pahami dulu komponen-komponen berikut agar struktur kerja dapat berjalan efektif:
- Nama Space
Gunakan nama yang langsung mencerminkan tim atau proyek. Contoh: “Marketing Team” atau “App Development”. - Warna dan Ikon
Berfungsi membedakan Space satu dengan lainnya secara visual. Mempermudah navigasi terutama jika ada banyak Space dalam satu Workspace. - Pengaturan Privasi
Tentukan apakah Space akan diakses oleh seluruh anggota Workspace atau hanya untuk anggota tertentu. - Anggota dan Izin (Permission)
Pilih siapa yang bisa mengelola atau sekadar melihat isi Space. Cocok untuk membatasi akses saat bekerja dengan banyak tim atau klien. - Fitur Aktif di Space
Pilih fitur yang relevan, seperti Docs, Custom Fields, Automations, atau Integrasi. Menonaktifkan fitur yang tidak perlu dapat menjaga tampilan tetap ringkas. - Status Tugas
Sesuaikan status default agar sesuai alur kerja tim. Bisa dibuat untuk pipeline kerja seperti: Ide, Proses, Revisi, Selesai. - Folder dan List
Gunakan Folder untuk mengelompokkan proyek serupa. List digunakan untuk membagi tugas menjadi lebih detail dalam setiap folder. - Template Space
Buat atau gunakan template jika sering memakai struktur Space yang sama. Menghemat waktu dan menjaga konsistensi alur kerja.
Cara Membuat Space di ClickUp
Dalam membantu Anda memahami cara pembuatan Space di ClickUp, berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Masuk ke Workspace Anda
Login ke akun ClickUp dan pastikan Anda berada di workspace yang sesuai.
2. Klik “+” di Sidebar
Di bagian kiri layar, klik ikon “+” untuk menambahkan Space baru.
3. Beri Nama Space
Pilih nama yang jelas dan relevan, misalnya “Tim Logistik” atau “Client A Project”.
4. Pilih Warna dan Ikon
Sesuaikan warna dan ikon agar mudah dikenali oleh anggota tim.
5. Atur Fitur yang Diaktifkan
Anda bisa memilih fitur seperti:
- Time Tracking
- Goals
- Automations
- Docs
- Chat
Pilih sesuai kebutuhan tim Anda.
6. Atur Permission dan Anggota
Tentukan siapa saja yang bisa mengakses Space ini. Anda bisa memilih:
- Admin
- Member
- Viewer
7. Selesai dan Mulai Bekerja
Setelah semua pengaturan selesai, klik “Create Space” dan Anda siap mulai mengatur Folder dan List di dalamnya.
Tips Memaksimalkan Penggunaan Space
Agar Space di ClickUp berjalan optimal, Anda dapat menerapkan tips berikut ini:
1. Gunakan template
Agar pembuatan space dapat berjalan dengan cepat, Anda dapat menggunakan template. Terutama untuk berbagai pekerjaan yang memiliki layout serupa. Dengan demikian, nantinya tiap space akan memiliki struktur yang saja dan dapat digunakan lebih efisien.
2. Atur permission secara detail
Jika tim Anda sudah besar, maka mengatur permission adalah sebuah kebutuhan. Misalnya saja seperti: Yang bisa menghapus tugas hanya yang memiliki role manager.
3. Gunakan folder dan list dengan rapi
Agar space lebih rapi Anda dapat menggunakan folder dan list yang sesuai. Namun perlu diketahui bahwa setiap folder bisa mewakili proyek atau waktu tertentu. Sedangkan list berisi task dalam kategori tersebut
4. Gunakan fitur view untuk visualisasi
Untuk mendapatkan visualisasi data dashboard yang sesuai kebutuhan, Perusahaan dapat memilih berbagai macam tampilan view seperti tampilan List, Board, atau Gantt Chart sesuai kebutuhan tim
5. Integrasikan dengan tools lain
Jika kamu menggunakan tool seperti Google Drive atau Slack, integrasikan langsung di Space
Mimosatree: Bantu Optimalkan Penggunaan ClickUp
Space di ClickUp tidak hanya berfungsi untuk mengelompokkan pekerjaan saja. Tetapi juga menjadi dasar pengaturan workflor dan pengelolaan fitur yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan Anda. Dengan begitu, setiap proyek yang akan dikerjakan akan menjadi lebih terstruktur dan efisien.
Jika Anda masih bingung dalam pengaturan ClickUp untuk tim Anda, maka berkonsultasi secara langsung dengan Mimosatree.id adalah langkah terbaik. Sebab, Mimosatree hadir sebagai ClickUp Consultant di Indonesia yang dapat membuat alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan tim. Yuk hubungi tim dari Mimosatree sekarang dan dapatkan konsultasi gratis untuk penggunaan ClickUp.
