Di era modern, memiliki sebuah lead hanyalah langkah awal, terutama ketika perusahaan Anda aktif di channel digital marketing. Lead bisa datang dari berbagai arah dan dalam jumlah besar, sehingga tantangannya bukan lagi mendapatkan prospek, melainkan mengelolanya secara rapi dan konsisten.
Agar pengelolaan lead tidak berhenti di “catatan”, Anda butuh tampilan ringkas yang menunjukkan tindakan berikutnya seperti siapa yang harus di-follow up, peluang mana yang macet, dan kondisi pipeline saat ini. Dashboard CRM di ClickUp membantu Anda memantau semuanya dalam satu layar. Agar lebih jelas artikel ini akan memandu Anda menyusun CRM dari nol di ClickUp hingga siap dipantau lewat dashboard.
Menentukan Struktur CRM di ClickUp
Sebelum Anda membuat dashboard, pastikan pondasi CRM Anda sudah cukup jelas. Pondasi di sini berarti cara Anda menyusun data lead di ClickUp agar konsisten dan mudah dipantau. Langkah ini krusial karena mencakup penentuan lokasi penyimpanan (Space/Folder/List), format pencatatan (1 lead = 1 task), tahapan pipeline (Status), hingga informasi wajib seperti Custom Fields, assignee, dan due date.
Dengan penyusunan yang rapi, dashboard dapat menarik data secara akurat dan menampilkannya dalam satu dashboard yang mudah dipahami mulai dari kondisi pipeline, lead yang perlu difollow up, sampai peluang yang macet di tahap tertentu. Hasilnya, tim sales tidak lagi sibuk mencari data di banyak tempat, dan fokus bisa langsung diarahkan ke tindakan berikutnya.
1. Terapkan Prinsip “1 Lead = 1 Task”
Seperti yang telah dibahas saat membangun pondasi CRM, konsistensi pencatatan adalah kunci agar data mudah dikelola dan bisa ditarik ke dashboard. Karena itu, cara paling sederhana dan efektif adalah menerapkan prinsip “1 lead = 1 task”. Artinya, setiap prospek yang masuk dari iklan, website, maupun referral akan dibuat sebagai 1 task tersendiri di dalam list CRM.
Dengan format ini, Anda dapat melacak perjalanan lead secara utuh dalam satu tempat: mulai dari status pipeline (Lead, Qualified, Proposal, dan seterusnya), riwayat komunikasi melalui komentar atau update, hingga penjadwalan follow-up lewat due date.
Agar memberikan kemudahan, Anda dapat membuat format penomoran yang rapi dan konsisten sejak awal. Berikut contoh format penamaan yang praktis untuk CRM di ClickUp:
[Nama Perusahaan] – [Layanan/Produk] – [Sumber Lead]
Contoh: PT Cinta Sejati – Konsultasi PMO – Webinar
[Nama Prospek] – [Perusahaan] – [Tahap/Need]
Contoh: Andi – PT Cinta Sejati – Butuh Proposal
[Perusahaan] – [Nilai Deal] – [Target Close] (untuk tim yang fokus forecasting)
Contoh: PT Cinta Sejati – 50jt – Jan 2026
2. Buat Stage Pipeline Menggunakan Status
Untuk memudahkan proses tracking dan memastikan setiap lead bergerak dengan jelas, tim sales dapat menentukan status pipeline menggunakan fitur Status di ClickUp. Status ini berfungsi sebagai penanda tahapan yang sedang dilalui sebuah lead, sehingga tim bisa langsung melihat posisinya tanpa perlu membuka task secara detail.
Tak hanya mempermudah tracking, tetapi juga akan membuat proses kerja lebih terstruktur untuk mengetahui adanya progress yang jelas misalnya dari Lead ke Qualified setelah dilakukan screening, atau dari Proposal Sent ke Negotiation setelah ada respons dari calon klien.
Hasilnya, tim bisa menyamakan pemahaman tentang kondisi pipeline, mengidentifikasi tahap yang paling sering macet, dan memprioritaskan follow-up berdasarkan tahap yang sedang berjalan.
Contoh status pipeline yang sederhana namun efektif:
- Lead (baru masuk)
- Qualified (sudah disaring dan layak ditindaklanjuti)
- Proposal Sent (proposal sudah dikirim)
- Negotiation (sedang diskusi harga/terms)
- Won (deal berhasil)
- Lost (deal tidak lanjut)
3. Tambahkan Custom Fields CRM
Agar dashboard CRM menjadi lebih efisien, Anda dapat menambahkan Custom Fields pada task CRM di ClickUp. Custom Fields berfungsi sebagai “kolom data” tambahan yang membuat lead lebih mudah difilter, dikelompokkan, dan dihitung di dashboard. Jadi, Anda tidak hanya melihat daftar lead, tetapi juga bisa membaca pipeline berdasarkan nilai deal, sumber lead, target closing, dan informasi penting lainnya.
Namun, fungsinya tidak sebatas untuk filtering saja. Custom Fields juga membantu tim menjaga konsistensi input data, karena informasi penting tidak tercecer di catatan atau chat. Saat data terisi rapi, Anda bisa membuat laporan yang lebih akurat, seperti total nilai pipeline, lead paling potensial, hingga performa tiap channel marketing.
Berikut Custom Fields yang paling relevan untuk CRM (mulai dari yang paling dasar):
- Deal Value (Number): nilai potensi transaksi
- Lead Source (Dropdown): iklan, website, referral, event, dll.
- Expected Close Date (Date): target closing
- Contact Person (Text): PIC di sisi calon klien
- Industry / Segment (Dropdown) (opsional): untuk segmentasi pasar
- Next Follow-up Date (Date) (opsional): jika Anda ingin sistem follow-up lebih disiplin
Tips penting: memilih field yang benar-benar dipakai tim sehari-hari. Lebih baik punya 5 field yang selalu terisi daripada 15 field yang ujungnya kosong, karena dashboard akan jauh lebih berguna kalau input datanya konsisten.
Siapkan SOP Sederhana Setiap Follow-Up
Walaupun data sudah tersusun dengan rapi, CRM tetap tidak akan berjalan jika aktivitas follow-up tidak konsisten. Karena itu, Anda perlu SOP sederhana agar setiap lead selalu punya “langkah berikutnya” yang jelas bukan berhenti di status atau catatan. Berikut SOP yang dapat diterapkan:
1. Setiap lead wajib punya penanggung jawab (Assignee)
Tanpa PIC yang jelas, lead akan mudah saling “lempar” atau dibiarkan karena merasa bukan tanggung jawab siapa pun.
2. Setiap lead wajib punya jadwal tindak lanjut (Due Date)
Due date bukan hanya mengingat, tetapi juga dasar untuk membuat tampilan “Follow-up hari ini” dan “Overdue follow-up” di dashboard.
Kesimpulan
Dengan cara-cara di atas, Anda akan memiliki CRM yang lebih tertata dan mudah dipantau. Lead tidak lagi tercecer di banyak tempat, status pipeline menjadi jelas, dan setiap prospek selalu punya tindak lanjut yang terjadwal. Hasil akhirnya, dashboard CRM di ClickUp benar-benar berfungsi sebagai “panel kontrol” untuk membantu tim fokus pada prioritas, mulai dari follow-up harian sampai evaluasi pipeline mingguan, tanpa perlu membongkar data secara manual.
Jika Anda telah menerapkan CRM pada ClickUp, namun masih bingung dalam menyusun struktur yang paling pas dan memilih metrik dashboard yang relevan. Anda dapat mempertimbangkan bantuan dari Mimosatree. Sebab, Mimosatree adalah partner resmi ClickUp di Indonesia yang memberikan pendampingan secara menyeluruh terhadap pengimplementasian ClickUp.
Tertarik untuk lebih mengefisienkan penggunaan ClickUp? Yuk hubungi tim marketing kami sekarang.
