Pada era yang serba cepat, kita dituntut untuk beradaptasi dengan cara kerja yang lebih cerdas, bukan sekadar lebih keras. Terutama ketika permasalahan seperti tugas yang menumpuk, deadline yang saling berdekatan, hingga pekerjaan yang tersebar di banyak aplikasi dapat menghambat produktivitas.
Di titik inilah project management tools sangat dibutuhkan, apalagi yang telah dilengkapi dengan automation dan AI yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Salah satunya adalah ClickUp yang menghadirkan fitur AI Fields untuk membantu tim dalam merapikan workflow sekaligus mengotomatisasikan pekerjaan administratif yang repetitif.
Apa itu AI Fields Pada ClickUp?
AI Fields adalah sebuah fitur yang disediakan ClickUp untuk membantu dalam pengelolaan dan pengisian Custom Field secara lebih cerdas dan otomatis. Menariknya, fitur ini memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) yang mampu membaca konteks dari task, lalu menghasilkan isian field yang konsisten dan relevan.
Selain itu, ketika AI fields ini diintegrasikan dengan BrainMAX, maka kemampuannya akan semakin efisien. Sebab, AI ini akan bekerja dengan konteks data yang lebih luas dan terintegrasi dengan berbagai aplikasi yang digunakan dalam workflow harian.
Mengapa Perlu Memanfaatkan Fitur AI Fields ClickUp?
Dengan adanya AI Field maka pekerjaan akan efisien, hal ini karena adanya fitur automation pada clickUp. Selain itu AI Fields juga bermanfaat seperti:
1. Mengefisiensikan Pekerjaan
Salah satu manfaat yang langsung terasa adalah pekerjaan menjadi jauh lebih efisien. Fitur AI Fields akan membantu mengisi atau memperbarui informasi penting di task secara otomatis, tanpa perlu dilakukan manual.
Dengan demikian, proses kerja menjadi lebih ringkas, waktu untuk administrasi berkurang, dan tim bisa mengalihkan fokus ke pekerjaan yang lebih strategis seperti perencanaan, analisis, dan eksekusi kampanye.
2. Mengatur Prioritas
Selanjutnya, fitur ini juga membantu dalam mengatur prioritas pekerjaan secara objektif. Sebab, AI Fields mampu menganalisis konten dari task mulai dari deskripsi, cakupan pekerjaan, prioritas ataupun deadline yang dibuat,
Melalui fitur ini, tim tidak lagi bergantung pada penilaian manual yang kadang subjektif atau berbeda antar anggota. Hasilnya, seluruh tim memiliki panduan prioritas yang sama, sehingga eksekusi pekerjaan dapat berjalan lebih terarah dan fokus.
3. Mengurangi Pekerjaan Repetitif
Banyak pekerjaan dalam manajemen proyek yang sifatnya berulang, seperti menulis ringkasan task, menentukan kategori, atau memperbarui status. Aktivitas ini memang penting, tetapi sering menyita banyak waktu jika harus dilakukan secara manual.
Sehingga adanya fitur AI Fields pada ClickUp, proses ini akan dapat terotomatisasi. Sehingga, nantinya pekerja dapat lebih fokus ke hal lain yang bersifat strategis.
4. Membantu Pengambilan Keputusan
Ketika informasi dalam task tersusun rapi dan konsisten, manajer dapat dengan mudah mengambil keputusan lebih cepat dan akurat. Terutama pada saat harus menentukan task mana yang perlu diprioritaskan, mana yang berisiko tertunda, atau mana yang memberikan dampak paling besar bagi proyek.
5. Membantu Menjadi Pengingat
AI Fields juga dapat difungsikan sebagai pengingat tambahan untuk tugas-tugas penting. Misalnya, field dapat diatur untuk menandai task yang mendekati deadline, menyorot aktivitas yang tertunda, atau memberi tanda jika ada perubahan signifikan pada progres pekerjaan.
Dengan adanya indikator otomatis ini, potensi terlewatnya deadline dapat diminimalkan, dan setiap anggota tim tetap berada di jalur yang benar.
Apakah Fitur AI Fields tersedia untuk seluruh pengguna ClickUp?
Setelah mengenal pengertian dan manfaatnya, pertanyaan yang wajar muncul adalah: “Apakah fitur AI Fields tersedia untuk seluruh pengguna ClickUp?” Jawabannya adalah tidak secara otomatis, sebab ketersediaan fitur ini bergantung pada paket, lisensi atau aktivasi fitur AI pada workspace yang Anda miliki. Namun terdapat poin penting yang dapat Anda perhatikan seperti:
- Fitur AI Fields hanya dapat digunakan jika modul ClickUp Brain telah diaktifkan dalam workspace. Tanpa aktivasi AI, custom field tetap bisa digunakan, tetapi belum memiliki kemampuan otomatisasi AI.
- Paket atau tier langganan mungkin memiliki syarat khusus untuk fitur AI. Beberapa paket dasar mungkin belum menyediakan AI Fields sebagai standar.
- Pengaturan role atau seat pengguna juga bisa mempengaruhi akses: meskipun fitur tersedia di level workspace, pengguna tertentu mungkin belum mendapatkan akses penuh ke modul AI karena konfigurasi hak akses admin.
- Untuk memastikan, periksa di menu Billing atau Plans dalam workspace Anda, lalu cari opsi terkait AI atau “Brain” features, Sebab, di sana akan terlihat apakah AI Fields termasuk dalam paket Anda atau perlu di-upgrade.
Jika Anda atau tim Anda tertarik untuk mengaktifkan AI Fields namun belum yakin paket mana yang cocok, berkonsultasi dengan ClickUp Consultant bisa menjadi langkah tepat untuk memilih paket sesuai kebutuhan, memastikan implementasi berjalan lancar, dan memaksimalkan ROI dari fitur AI ini.
Cara Mengaktifkan Fitur AI Fields pada ClickUp
Namun, jika paket atau lisensi yang Anda gunakan sudah termasuk fitur AI, Anda dapat mulai mengaktifkan AI Fields dengan langkah-langkah berikut:
1. Masuk ke Workspace Click Up Anda
Pastikan Anda memiliki akses sebagai Owner atau Admin, karena pengaturan AI hanya dapat dilakukan oleh role tertentu.
2. Buka Menu Settings
Klik foto profil atau ikon workspace Anda di pojok kiri bawah, kemudian pilih Settings. Akses Bagian Click Up Brain
Di dalam menu settings, cari opsi Click Up Brain atau AI. Jika fitur ini sudah termasuk dalam paket Anda, akan muncul informasi dan tombol untuk mengaktifkannya.
3. Aktifkan Fitur AI
Di halaman Click Up Brain, aktifkan opsi AI pada workspace Anda. Setelah diaktifkan, Anda akan melihat pengaturan tambahan untuk memilih siapa saja yang dapat menggunakan fitur AI.
4. Buat atau Edit Custom Field
Setelah AI aktif, buka salah satu task atau list dan pilih opsi untuk membuat Custom Field. Dari sini, Anda dapat mengubah custom field tersebut menjadi AI Field dengan memilih template AI atau menambahkan prompt sesuai kebutuhan.
5. Atur Prompt AI Fields
Tambahkan instruksi yang jelas pada AI Fields, misalnya:
– “Buat ringkasan singkat berdasarkan deskripsi.”
– “Tentukan tingkat prioritas berdasarkan deadline dan kompleksitas.”
Setelah itu, simpan pengaturan.
6. Gunakan AI Fields di Task
AI Fields kini sudah aktif dan dapat di-generate langsung dari setiap task. Anda bisa memperbarui hasilnya kapan saja dengan klik Generate atau mengatur automation untuk memperbarui secara otomatis.
Bagaimana Cara Kerja AI Fields dalam Workflow Sehari-hari?
Jika pada pembahasan sebelumnya kamu sudah mengenal cara mengaktifkan custom fields atau fitur otomatisasi di ClickUp, maka AI Fields bisa dianggap sebagai versi upgrade yang dilengkapi dengan kecerdasan buatan(AI). Sehingga secara sederhana, AI Fields bekerja dengan membaca konteks dari tak untuk memperbarui isi field tertentu secara otomatis. Berikut adalah alur yang dapat Anda pahami:
1. Menentukan AI Fields Sesuai Kebutuhan
Sebelum melangkah ke tahapan berikutnya, Anda dapat menentukan terlebih dahulu custom fields seperti apa yang ingin diotomatisasikan dengan AI. Misalnya, ringkasan tugas, tingkat prioritas, kategori pekerjaan, atau indikator risiko yang selama ini masih diisi secara manual.
Cara ini sebetulnya hampir mirip dengan custom field biasa, tetapi nantinya akan dikonfigurasikan untuk menggunakan kecerdasan buatan (AI).
2. Menyusun Instruksi (Prompt) untuk AI
Setelah field dipilih, Anda dapat mulai menyusun prompt atau instruksi yang jelas untuk AI. Tujuannya agar AI memahami apa yang harus dikerjakan pada setiap field. Dengan instruksi yang tepat, pekerjaan dapat dengan mudah diotomatisasikan sesuai kebutuhan yang Anda tentukan.
Contohnya:
“Buat ringkasan tugas maksimal dua kalimat berdasarkan deskripsi task.”
“Tentukan tingkat prioritas: Rendah, Sedang, atau Tinggi berdasarkan kompleksitas dan deadline.”
Semakin spesifik dan terarah instruksi yang Anda berikan, semakin relevan dan konsisten hasil yang dihasilkan oleh AI Fields.
3. AI membaca konteks task dan menghasilkan isi field
Saat task dibuat atau diperbarui, AI Fields akan membaca judul, deskripsi, komentar, serta konteks lain yang relevan. Berdasarkan instruksi yang sudah Anda terapkan, AI kemudian secara otomatis mengisi field yang dituju misalnya mengisi ringkasan, memberi label prioritas, atau mengelompokkan task ke kategori tertentu.
4. Review dan penyesuaian oleh tim
Hasil AI Fields tetap bisa kamu koreksi atau sesuaikan secara manual. Di fase awal, biasanya tim akan melakukan review untuk memastikan output AI sudah sesuai kebutuhan.
Jika dirasa belum pas, nantinya tim perlu untuk mengubah instruksi, memperbaiki struktur field, atau membatasi penggunaan AI hanya pada jenis task tertentu.
ClickUp: Bantu Efisiensikan Pekerjaan Dengan Bantuan AI
AI Fields pada dasarnya dirancang untuk membantu pekerjaan menjadi lebih efisien, sebab banyak proses administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual kini bisa diotomatisasi langsung di dalam ClickUp. Mulai dari mengisi ringkasan tugas, mengatur prioritas hingga memberi kategori.
Menariknya jika ClickUp dan BrainMax saling terintegrasi makan AI akan dapat bekerja secara maksimal. Hal ini karena ClickUp BrainMax akan membaca konteks data yang lebih luas, lintas aplikasi, dan tidak hanya pada satu workspace saja.
Namun, jika Anda masih bingung untuk menggunakan ClickUp dan ClickUp Brain, Anda dapat langsung berkonsultasi dengan Mimosa Tree sebagai ClickUp consultant di Indonesia. Sehingga nantinya mereka dapat membantu Anda dalam penggunaan ClickUp dan BrainMax yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Selain berkonsultasi, Mimosa Tree juga memiliki webinar eksklusif: “Ubah Cara Kerja & Memaksimalkan Produktivitas dengan AI”. Melalui webinar ini nantinya membahas detail bagaimana ClickUp Brain bisa bantu kamu merangkum info otomatis, menulis dokumen dalam hitungan detik, mengatur tugas lebih cerdas, hingga memberikan insight real-time untuk keputusan bisnis yang lebih tepat.
Tertarik untuk berkonsultasi atau mengikuti webinar dari MimosaTree? Yuk hubungi kami sekarang juga.
