Salah satu elemen penting dalam manajemen proyek adalah timesheet. Sebab, timesheet membantu perusahaan memahami bagaimana waktu digunakan oleh setiap anggota tim, memastikan distribusi kerja lebih adil, serta memberikan gambaran akurat tentang progres proyek. Tanpa timesheet, manajer akan kesulitan menilai produktivitas dan menentukan apakah sebuah proyek berjalan sesuai rencana.
Jika pada artikel sebelumnya telah berbicara mengenai dampak terhadap kesalahan penulisan timesheet secara manual. Maka selanjutnya akan berfokus pada pembahasan bagaimana ClickUp dapat mengatasi dalam membantu mengotomatisasikan timesheet.
Bagaimana ClickUp Membantu Mengotomatisasikan Timesheet?
Pastinya akan muncul sebuah pertanyaan, “Apakah ClickUp dapat membantu dalam mengotomatiasikan timesheet?” Jika ada pertanyaan semacam itu, jawabannya tentu saja bisa. Sebab ClickUp pada dasarnya dirancang untuk mempermudah pencatatan waktu kerja secara otomatis. Tak hanya itu saja, ClickUp juga memiliki beragam fitur unggulan seperti:
1. Time Tracking Terintegrasi
Dengan menggunakan ClickUp sebagai tools dalam mengoptimasikan timesheet, maka proses time tracking menjadi lebih terintegrasi dan otomatis. Hal ini karena setiap tugas yang akan dikerjakan oleh individu atau tim dapat tercatat secara otomatis pada pencatatan waktu yang ada.
Sebab, nantinya pekerja maupun anggota tim cukup untuk menekan tombol start ketika mulai bekerja dan stop saat selesai. Melalui cara ini lah, data akan tersimpan secara otamatin dan tersimpan dalam bentuk laporan timesheet tanpa perlu input manual.
2. Laporan Real-Time
Dengan adanya laporan real-time di ClickUp, manajer proyek dapat memantau waktu yang dihabiskan setiap anggota tim untuk menyelesaikan tugas tertentu secara langsung, tanpa perlu menunggu laporan atau pembaruan manual.
Melalui cara inilah, manager dengan mudah untuk melakukan penyesuaian segera jika ada perbedaan alokasi waktu atau kinerja tim yang tidak sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
3. Integrasi dengan Task & Project
Karena ClickUp merupakan software project management, maka platform ini memungkinkan terintegrasi dengan seemless antara time tracking dengan tugas apa yang sedang dikerjakan. Sebab, setiap kali anggota tim mencatat waktu untuk suatu tugas, data tersebut langsung terhubung dengan tugas atau proyek terkait, sehingga manajer dapat melihat dengan jelas berapa banyak waktu yang telah dihabiskan untuk setiap aspek pekerjaan.
Integrasi ini memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang kemajuan proyek, memungkinkan perencanaan yang lebih baik, serta memudahkan pengelolaan sumber daya.
4. Ekspor & Integrasi Eksternal
Tidak hanya bersifat digital, tetapi ClickUp juga mendukung fitur untuk ekspor data keberbagai format. Dengan demikian, tim atau manajer proyek dapat dengan mudah mengekspor data timesheet, laporan kinerja, dan informasi proyek lainnya ke dalam berbagai format, seperti PDF, Excel, atau CSV.
Fitur ekspor ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan dengan pihak eksternal seperti klien atau auditor, dengan cara yang lebih terstruktur dan mudah dipahami.
5. Dashboard Visualisasi
Dalam mempermudah manajer melakukan pengecekan, ClickUp juga menyediakan dashboard yang dapat disesuaikan. Melalui dashboard ini nantinya, manager dapat memantau segala aktivitas apa yang telah dihabiskan pada tiap proyek, status proyek, serra kemajuan tim secara menyeluruh dalam satu tampilan dashboard.
Dashboard yang disediakan ClickUp juga beragam, misal saja seperti timesheet, grafik kinerja, dan metrik lain yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan.
Tips Mengoptimalkan Timesheet di ClickUp
Pada dasarnya, menggunakan project management tools sangatlah memudahkan dalam pengelolaan dan pengoptimalan timesheet. Namun, untuk memberikan hasil yang maksimal, Anda dapat menerapkan tips berikut ini:
1. Biasakan Tim untuk Log Time Secara Konsisten
Pastikan setiap anggota tim terbiasa mencatat waktu langsung di task yang mereka kerjakan pada ClickUp. Konsistensi ini akan membuat data timesheet lebih akurat dan mencerminkan aktivitas kerja sebenarnya.
2. Manfaatkan Laporan Otomatis untuk Evaluasi Rutin
ClickUp menyediakan laporan mingguan atau bulanan yang bisa digunakan manajer untuk menilai produktivitas tim. Gunakan data ini sebagai dasar pengambilan keputusan, seperti redistribusi tugas atau penyesuaian deadline.
3. Integrasikan dengan HR atau Payroll System
Agar administrasi lebih efisien, hubungkan timesheet ClickUp dengan sistem HR atau payroll. Dengan begitu, pencatatan jam kerja langsung terhubung ke penggajian, mengurangi risiko kesalahan input.
4. Gunakan Tag dan Custom Field untuk Detail Tambahan
Agar timesheet lebih informatif, Anda dapat menambahkan tag atau custom field. Misalnya, membedakan jam kerja untuk proyek internal dan eksternal, atau mencatat aktivitas billable vs non-billable.
5. Evaluasi Beban Kerja Tim Secara Transparan
Timesheet otomatis membantu manajer melihat siapa yang terlalu terbebani dan siapa yang masih memiliki kapasitas. Transparansi ini mendukung distribusi kerja yang lebih adil dan meningkatkan motivasi tim.
Mimosatree: Bantu Optimalkan Pembuatan Timesheet Secara Digital
Fondasi paling penting dalam sebuah manajemen proyek adalah timesheet, karena berfungsi sebagai pemantau aktivitas dan pengukur produktivitas tim. Namun, pembuatan timesheet dengan metode manual sering kali menjadi hambatan mulai dari rawan kesalahan, memakan waktu, hingga sulit dipantau secara real-time.
Oleh karena itu, ClickUp hadir sebagai project management tools yang mampu mengoptimalkan pembuatan timesheet secara digital. Dengan fitur terintegrasi mulai dari task, laporan real-time, hingga integrasi eksternal, ClickUp menjadikan pencatatan waktu lebih efisien, akurat, dan transparan.
Jika Anda masih bingung bagaimana mengoptimalkan penggunaan ClickUp untuk timesheet, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan Mimosatree yang merupakan partner resmi dari ClickUp di Indonesia. Dengan berkonsultasi, maka proses implementasi, integrasi akan lebih maksimal sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
Tertarik untuk berkonsultasi dengan Mimosatree? Yuk hubungi tim marketing kami dan optimalkan project management Anda.
