Bekerja di industri kreatif seperti desain grafis, copywriter, videografer, atau tim konten sering kali dihadapkan pada workflow yang berbeda. Hal itu terjadi karena setiap tugas memerlukan koordinasi lintas divisi, mulai dari pembuatan brief, proses produksi, hingga tahap review.
Kondisi ini membuat tim membutuhkan worksheet yang mampu mengatur dan mengelola setiap pekerjaan secara jelas dan terstruktur. Salah satu metode yang paling efektif untuk mendukung kebutuhan tersebut adalah Kanban.
Mengapa Pekerja Kreatif Memerlukan Kanban?
Penggunaan kanban bagi pekerja kreatif tentunya memiliki berbagai manfaat. Berikut adalah manfaat kanban:
1. Visualisasi Sederhana
Melalui kanban, pekerja kreatif akan dipermudah dalam memahami keseluruhan alur kerja hanya dengan melihat board yang tersusun dengan beberapa kolom. Sehingga, dengan tampilan yang sederhana ini, setiap tugas akan mudah dipantau, terutama dengan tahapan yang sesuai mulai backlog, progress, review, ataupun done.
2. Mengurangi Overload
Industri kreatif identik dengan permintaan yang mendadak dan deadline yang cepat. Sehingga, kanban akan membantu dalam membatasi pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga nantinya tim tidak akan menangani pekerjaan yang terlalu banyak tugas.
3. Mempercepat Proses Review
Karena tampilannya hanya berupa kolom yang tersusun berurutan, Kanban memudahkan perpindahan status dari satu tahap ke tahap berikutnya. Setiap tugas dapat dipindahkan ke kolom Review hanya dengan satu langkah, sehingga tim yang bertanggung jawab dapat langsung melihat pekerjaan mana yang siap diperiksa.
4. Mempermudah Kolaborasi Lintas Divisi
Jika pekerjaan Anda memerlukan kolaborasi lintas divisi, Kanban menyediakan ruang kolaboratif yang lebih terstruktur. Misalnya, ketika sebuah proyek konten membutuhkan kontribusi dari copywriter, desainer, videografer, hingga tim sosial media, setiap tahapan dapat terlihat jelas dalam papan Kanban.
5. Mengidentifikasi Bottleneck untuk Perbaikan Berkelanjutan
Dengan memonitor pergerakan tugas, tim dapat mendeteksi area yang sering lambat. misalnya revisi yang terlalu lama, approval yang menumpuk, atau langkah produksi yang tidak efisien.
Perbedaan Kanban Vs Scrum Pada Metode Agile Development
Prinsip-Prinsip Kanban
Sebelum Anda menggunakan kanban sebagai salah satu metode pengelolaan proyek, maka Anda dapat memahami prinsip-prinsip berikut:
1. Visualize Workflow (Visualisasi Alur Kerja)
Papan Kanban harus menggambarkan semua tahapan produksi kreatif mulai dari ide hingga output final. Melalui visual inilah tim dapat dengan mudah melihat status dari pekerjaan yang sedang dikerjakan, seperti apakah suatu task masih berada di tahap Backlog, sedang In Progress, menunggu Review, atau sudah Done.
Dengan tampilan yang sederhana namun informatif, setiap anggota tim dapat memahami progres secara sekilas tanpa perlu menanyakan status kepada orang lain.
2. Limit Work in Progress (Batasi Pekerjaan Sedang Berjalan)
Agar pekerja kreatif tidak harus selalu bekerja secara multitasking, Kanban membantu membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan pada satu waktu. Dengan adanya batas Work in Progress (WIP), setiap anggota tim dapat fokus menyelesaikan satu task terlebih dahulu sebelum beralih ke task berikutnya. Sehingga, pekerjaan tidak akan overload dan kualitas akan lebih terjaga.
3. Manage Flow (Kelola Aliran Kerja)
Melalui tampilan Kanban yang sederhana, pekerja kreatif dapat lebih mudah mengelola aliran kerja dari awal hingga selesai. Setiap perpindahan task antar kolom menunjukkan sejauh mana pekerjaan berjalan, apakah prosesnya lancar, atau justru ada bagian yang tersendat.
Karena itu, memahami prinsip Manage Flow sangat penting, terutama dalam memantau pergerakan tugas secara konsisten dan tim dapat dengan mudah untuk mengidentifikasi hambatan yang muncul.
4. Make Process Policies Explicit (Aturan Proses yang Jelas)
Kanban akan mendorong tim untuk menetapkan aturan kerja yang jelas dan mudah dipahami oleh semua anggota. Misalnya, menentukan siapa yang memberikan approval, berapa batas revisi maksimal, atau standar apa saja yang harus dipenuhi sebelum sebuah task dipindahkan ke tahap berikutnya.
Melalui aturan inilah nantinya setiap anggota tim memiliki acuan yang sama dalam bekerja. Tidak ada lagi kebingungan mengenai siapa yang harus melakukan apa, atau kapan sebuah pekerjaan dianggap siap untuk masuk ke tahap selanjutnya.
5. Implement Feedback Loops
Feedback loops adalah kegiatan rutin yang bertujuan mengevaluasi pekerjaan dan menemukan perbaikan. Sehingga, nantinya tim dapat melihat apakah workflow yang berjalan sudah efektif atau masih ada bagian yang membutuhkan penyesuaian.
Kegiatan ini bisa berupa daily stand-up, weekly review, atau diskusi singkat mengenai hambatan yang muncul selama proses kreatif. Dengan adanya feedback yang dilakukan secara berkala, tim dapat mengurangi kesalahan berulang, mempercepat pengambilan keputusan, dan memastikan setiap anggota berada pada arah yang sama.
6. Continuous Improvement (Perbaikan Berkelanjutan)
Karena tampilannya yang sederhana dan mudah dipantau, prinsip selanjutnya dalam Kanban menekankan pada perbaikan berkelanjutan. Hal itu karena setiap perubahan kecil dalam alur kerja dapat terlihat dengan jelas, sehingga tim dapat dengan cepat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki.
Perbaikan berkelanjutan ini bisa berupa pengurangan tahapan yang tidak efisien, penyesuaian alur revisi, atau peningkatan standar kualitas pekerjaan. Dengan mengamati pola pekerjaan dari waktu ke waktu, tim dapat membuat keputusan berbasis data, bukan hanya asumsi saja.
Tantangan Dalam Pengimplemetasian Kanban Pekerjaa Kreatif
Meskipun terlihat efektif, penerapan kanban untuk industri kreatif tentunya memiliki tantangan tersendiri seperti:
1. Kesulitan Membatasi Pekerjaan (WIP Limit)
Banyak pekerja kreatif terbiasa multitasking sehingga membatasi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan sering dianggap menghambat produktivitas. Padahal, cara seperti ini akan membantu dalam meningkatkan fokus dan mengurangi kesalahan yang ada.
2. Mengatur Workflow yang Konsisten
Dalam penerapannya, proses kreatif seringkali dianggap tidak linear. Hal ini karena banyak workflow yang sulit untuk diatur secara konsisten. Sehingga, tanpa adanya pemetaan alur kerja yang jelas, papan kanban akan bisa menjadi tidak efektif dan justru terlihat berantakan,
3. Kurangnya SOP Internal yang Jelas
Banyak tim kreatif belum memiliki aturan tertulis mengenai proses kerja, standar revisi, atau alur approval. Sehingga, sering kali kanban menjadi papan visual yang tidak memiliki arah. Akibatnya, perpindahan task antar kolom tidak mengikuti standar yang sama dan berpotensi menimbulkan miskomunikasi.
4. Resistensi Terhadap Perubahan
Beberapa anggota tim mungkin merasa Kanban terlalu “mengikat” atau terlalu formal untuk pekerjaan kreatif. Ada pula yang enggan mengubah kebiasaan kerja karena sudah nyaman dengan cara lama. Resistensi ini membuat implementasi Kanban berjalan lambat jika tidak dikomunikasikan dengan baik.
ClickUp: Bantu Implementasikan Papan Visual Kanban
Salah satu platform project management yang dapat digunakan oleh pekerja kreatif adalah ClickUp. Platform ini menawarkan tampilan papan visual Kanban yang fleksibel dan mudah disesuaikan, sehingga cocok untuk mengatur alur kerja kreatif yang dinamis.
Berikut adalah cara membuat papan kanban pada clickUp:
1. Buat struktur folder dan space sesuai tim
Misalnya: Creative Team → Design → Campaign Assets.
2. Gunakan Board View sebagai visual utama
Board view ClickUp mendukung drag-and-drop task yang memudahkan perpindahan status.
3. Atur custom status sesuai workflow kreatif
Contoh:
“Idea”
“Brief Ready”
“In Progress”
“Review”
“Revision”
“Approved”
“Done”
4. Terapkan Work in Progress (WIP) limit
ClickUp memungkinkan pembatasan kapasitas workload melalui custom dashboard atau automation.
5. Gunakan automasi untuk mempercepat proses
Contoh: ketika status berpindah ke “Review”, otomatis notif dikirim ke manager maupun lead.
6. Manfaatkan fitur proofing
Fitur ini sangat membantu saat mengoreksi desain, video, atau gambar langsung di dalam task. Dengan struktur yang tepat, Kanban di ClickUp dapat menjadi fondasi workflow kreatif yang jauh lebih efisien dan terukur.
Mimostree: Bantu Optimalkan Penggunaan Kanban
Kanban memberikan solusi praktis bagi pekerja kreatif yang ingin memiliki workflow yang lebih teratur. Terutama dengan visualisasi pekerjaan yang sederhana dengan hanya ada beberapa kolom saja.
Namun, agar implementasi kanban dapat berjalan dengan optimal, memilih project management tools sangatlah penting. Sehingga, ClickUp dipilih karena menyediakan berbagai fitur yang mendukung alur kerja kreatif mulai dari board view hingga automation.
Jika Anda sedang ingin memaksimalkan kanban pada ClickUp, mulai dari penyusunan workflow, optimasi board, hingga otomatisasi kreatif yang lebih baik. Anda dapat menghubungi MimosaTree sebagai ClickUp consultant di Indonesia, dengan begitu pemahaman Anda akan lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan.
