Di awal tahun seperti sekarang, banyak perusahaan mulai menyusun strategi dan menyelaraskan prioritas kerja untuk tahun berjalan. Hal ini sejalan dengan praktik annual planning, yang dijelaskan oleh Atlassian sebagai proses untuk memetakan tujuan organisasi, inisiatif, dan key milestones untuk tahun mendatang, sekaligus mendorong organisasi menentukan fokus energi serta alokasi sumber daya yang paling prioritas.”
Dengan demikian, ketika strategi baru mulai dijalankan, kebutuhan terhadap proyek dan mitra kerja biasanya menjadi lebih jelas. Karena itu, alih-alih memulai dari nol mencari lead baru, langkah yang lebih efisien adalah meninjau kembali data lead tahun kemarin, terutama yang berstatus ‘Not Now’, lalu melakukan nurture terstruktur agar mereka kembali siap masuk ke pipeline di Q1 tahun yang baru. Agar lebih jelas, artikel ini akan membahas secara detail pengelolaan data pada CRM di ClickUp.
Kenapa Awal Tahun adalah Waktu Terbaik Untuk Nurture
Sesuai namanya, nurture (lead nurturing) adalah proses merawat lead yang sudah pernah menerima informasi atau penawaran yang relevan, supaya mereka pelan-pelan terdorong melangkah ke tahap berikutnya dalam proses pengambilan keputusan.
Lalu muncul pertanyaan: kenapa proses ini justru ideal dilakukan di awal tahun? Jawabannya, karena awal tahun biasanya bertepatan dengan fase perusahaan membangun strategi baru untuk periode berjalan.
Pada momen ini, manajemen mulai menyusun kembali prioritas bisnis, mengatur anggaran, serta menentukan inisiatif mana yang akan dijalankan. Banyak lead yang tahun lalu berstatus “Not Now” tertunda bukan karena tidak tertarik.
Tetapi karena menunggu kepastian budget, prioritas, atau persetujuan internal. Ketika anggaran dan fokus strategi mulai dikunci di awal tahun, kondisi ini akan menjadi lebih siap untuk di-nurture dan digerakkan kembali masuk ke pipeline.
Audit Data Tahun Kemarin
Banyak orang gagal melakukan nurture karena mereka memperlakukan semua lead berstatus “Not Now” dengan cara yang sama. Padahal, alasan di balik “Not Now” itu sangat beragam: ada yang tertahan di approval, ada yang belum punya budget, ada yang masih bingung di scope, atau sekadar belum punya waktu untuk lanjut diskusi. Kalau semua dimasukkan ke satu keranjang dan diperlakukan identik, wajar kalau follow up terasa acak dan hasilnya tidak maksimal.
Di sinilah audit data tahunan jadi penting. Bukan dalam arti mencari data yang “sempurna”, tetapi membersihkan dan merapikan apa yang sudah ada agar bisa dipakai untuk pengambilan keputusan yang lebih cerdas. Audit data membantu kamu menjawab pertanyaan dasar seperti: lead mana yang realistis dikejar di Q2, mana yang baru masuk akal di Q3, dan mana yang sebaiknya disimpan dulu dalam mode hibernasi.
Namun lebih dari itu, supaya waktu tidak terbuang secara sia-sia, tim marketing biasanya akan membadakan dulu berdasarkan kategori seperti berikut:
- Not Now: mereka tertarik, pernah diskusi, ada kebutuhan nyata, tapi tertunda karena faktor waktu/approval/budget/scope. Biasanya masih terbuka untuk lanjut jika kondisinya pas.
- Lost: mereka jelas memilih pihak lain, kebutuhan ternyata tidak cocok, atau mereka menutup pintu secara eksplisit.
Penting diingat: data yang telah dikelola tidak hanya rapi, tetapi jadi punya makna dan arah. Dari situ, kamu bukan sekadar “punya list lead”, tapi punya peta yang jelas terhadap memperlakukan keseluruhan data.
Cara Membangun “Nurture Board” di ClickUp yang Sederhana
Tahukah Anda, sebagai project management tools ClickUp tidak hanya membantu dalam pengelolaan project saja, tetapi juga bisa dimanfaatkan untuk membangun CRM yang praktis. Berikut adalah langkah dalam membangunnya:
1. Buat struktur data yang tepat
Agar tim sales mudah bekerja, hal pertama yang perlu disiapkan adalah struktur tempat menyimpan lead. Tujuannya supaya data tidak tercecer, tidak campur dengan project delivery, dan mudah dipantau setiap hari.
Struktur yang sederhana namun efektif bisa seperti ini:
- Space: CRM
- Folder: Nurture
List:
- Not Now – Q2 Target (lead yang realistis dikejar dalam 1–3 bulan)
- Not Now – Q3 Target (lead yang butuh siklus lebih panjang)
- (Opsional) Hibernasi (lead yang belum jelas, tapi tetap disimpan)
Dengan pemisahan List berdasarkan quarter, tim sales bisa langsung tahu ritme follow up yang dibutuhkan. Lead Q2 jelas perlu “dipanaskan” lebih cepat dibanding Q3.
2. Siapkan status yang mudah dipahami tim sales
Setelah struktur tempatnya beres, susun status yang menggambarkan progres nurture (bukan sekadar tahap closing). Contoh status yang simpel:
- Parked → Warming Up → Re-contacted → Meeting Set → Proposal Sent → Won Tambahan status keluar:
- Back to Parked (kalau prospek minta tunda lagi)
- Lost (kalau sudah jelas tidak lanjut)
- Status seperti ini memudahkan sales melihat kondisi lead tanpa harus buka catatan lama.
3. Tambahkan kolom data (Custom Fields) yang benar-benar dipakai
Agar follow up tidak random, pastikan tiap lead punya informasi minimal berikut:
- Not Now Reason (Budget / Timing / Approval / Scope / Resource)
- Re-contact Date (tanggal follow up berikutnya)
- Quarter Target (Q2 / Q3)
- Temperature (Hot / Warm / Cold)
- Service Interest (jenis layanan yang diminati)
- Next Best Action (Call / Email / Send deck / Share case / Invite meeting)
Tips: jangan kebanyakan field. Semakin banyak field yang tidak dipakai, semakin besar kemungkinan tim malas mengisi.
4. Ubah tampilan jadi Board agar mudah dipantau
Setelah status disusun, pilih View → Board.
Board ini akan jadi “peta kerja” harian. Dari sini tim sales bisa langsung melihat: lead mana yang masih parkir, mana yang sudah dihubungi, dan mana yang sudah siap masuk ke meeting.
5. Buat ritme follow up yang konsisten
Supaya nurture berjalan stabil, kamu bisa tetapkan aturan sederhana berdasarkan “Temperature”:
- Hot: follow up tiap 7–10 hari
- Warm: follow up tiap 14–21 hari
- Cold: follow up tiap 30 hari
Dengan ritme ini, tim sales tidak bergantung pada ingatan atau mood, tapi punya jadwal yang jelas.
Kesimpulan
Awal tahun bukan hanya momen menyusun target dan strategi baru, tapi juga waktu terbaik untuk mengevaluasi lead yang sempat tertunda tahun lalu. Sebab, data lead bisa saja tersebar, status tidak konsisten, dan alasan “Not Now” tidak tercatat jelas.
Untuk mengatasinya, ClickUp bisa jadi pondasi CRM yang praktis karena pencatatan lead, pengelompokan status, hingga jadwal follow up dapat dikelola dalam satu sistem. Namun, Jika Anda sudah menggunakan ClickUp tetapi bingung dalam menyusunnya, berkonsultasi dengan Mimosatree (ClickUp Consultant) adalah langkah terbaik untuk membantu Anda dalam mengimplementasikan, mengintegrasikan dan memaksimalkan ClickUp.
Tertarik untuk membuat ClickUp menjadi powerfull? Yuk hubungi kami sekarang dan buat ClickUp jadi menarik.
