Dalam dunia kreatif, management project memang tidak bisa ditinggalkan. Hal ini karena setiap ide harus dieksekusi dengan rapi agar tidak menumpuk dan menghambat hasil akhir.
Terutama bagi tim yang tidak memiliki sistem kerja terstruktur. Tanpa alur yang jelas, tugas akan menumpuk. Akibatnya, proyek yang seharusnya selesai dalam hitungan hari bisa molor hingga berminggu-minggu.
Itulah kenapa banyak tim kreatif mulai beralih ke platform manajemen proyek modern seperti ClickUp. Artikel ini akan menjelaskan bagaimana pengelolaan tugas melalui ClickUp berserta tantangannya.
Cara Mengelola Tugas dengan ClickUp
Agar pengelolaan tugas di ClickUp dapat menjadi efisien, Anda perlu menerapkan langkah-langkah seperti berikut:
1. Buat Workspace
Langkah pertama, buat Workspace utama yang memuat seluruh kegiatan tim atau perusahaan. Workspace ini berfungsi sebagai wadah besar dari semua proyek yang akan dikerjakan. Di dalamnya, Anda bisa mengatur struktur kerja tanpa batasan jumlah anggota atau proyek.
2. Susun Folder Berdasarkan Proyek
Setelah Workspace dibuat, pisahkan setiap proyek atau departemen ke dalam Folder. Misalnya Folder untuk klien tertentu, kampanye bulanan, atau divisi desain. Folder ini membantu memisahkan fokus pekerjaan, sehingga lebih mudah memantau proyek secara terperinci.
3. Buat List untuk Tahapan Kerja
Di dalam setiap Folder, buat List sesuai fase kerja proyek. Contohnya List untuk Briefing, Pengerjaan, Revisi, dan Final. Cara ini membantu tim melihat progres dari awal sampai akhir dan meminimalisir kebingungan dalam alur kerja.
4. Tambahkan Task dan Subtask
Setelah List dibuat, masukkan tugas utama atau Task ke dalamnya. Jika tugas terlalu besar, pecah menjadi Subtask yang lebih kecil dan spesifik. Tambahkan deskripsi, checklist, dan file pendukung agar setiap anggota tim tahu detail pekerjaan yang harus dilakukan.
5. Tetapkan Assignee dan Due Date
Setiap tugas perlu penanggung jawab. Tetapkan Assignee untuk memastikan siapa yang harus menyelesaikan tugas tersebut. Tambahkan juga Due Date agar tenggat waktu jelas dan pekerjaan tidak terabaikan.
6. Gunakan Status dan View
Terapkan status tugas seperti To Do, In Progress, atau Completed untuk memantau progres secara visual. Pilih tampilan atau View yang sesuai dengan cara kerja Anda, seperti List untuk tampilan vertikal, Board untuk sistem kolom, atau Calendar untuk melihat jadwal kerja.
7. Manfaatkan Fitur Komentar
Gunakan kolom komentar pada setiap tugas untuk berdiskusi, menambahkan catatan revisi, atau mengunggah dokumen pendukung. Mention anggota tim untuk memberi tahu mereka secara langsung tanpa perlu berpindah ke aplikasi chat lain.
8. Pantau Waktu dengan Time Tracking
Aktifkan fitur Time Tracking untuk mencatat durasi pengerjaan tugas. Fitur ini penting jika pekerjaan Anda dihitung per jam atau jika perlu mengevaluasi produktivitas tim.
9. Otomatiskan Alur Kerja
Jika Anda ingin membuat workflow secara otomatis, maka Anda dapat memanfaatkan fitur Automation pada ClickUp. Contoh, jika status tugas berubah menjadi Completed maka tugas otomatis dipindahkan ke daftar arsip. Automasi ini membantu mengurangi tindakan manual dan meningkatkan efisiensi.
Tantangan Dalam Pengelolaan Tugas Di ClickUp
Walaupun cara pengelolaan tugas di ClickUp cukup mudah, tetapi dalam penerapannya terdapat tantangan. Berikut adalah tantangan utamanya:
1. Pengaturan awal yang kompleks
Salah satu tantangannya yaitu pengaturan awal yang kompleks. Hal ini karena ClickUp memiliki banyak fitur dan opsi yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan tim. Jika tidak dibuat dengan struktur yang tepat, workspace justru membuat pengguna bingung saat memulai.
2. Adaptasi tim yang beragam
Setiap anggota tim memiliki kebiasaan dan kemampuan teknologi yang berbeda. Ada yang cepat beradaptasi, tapi ada juga yang butuh waktu lebih lama. Proses penyesuaian ini bisa memengaruhi kecepatan kerja tim secara keseluruhan.
3. Kurangnya pelatihan internal
Tanpa panduan atau SOP yang jelas, pengguna bisa memakai fitur secara tidak konsisten. Ini dapat menyebabkan kesalahan dalam penggunaan status, task, atau struktur folder, sehingga alur kerja tidak efisien dan sering menimbulkan miskomunikasi.
4. Overload notifikasi
Terlalu banyak notifikasi dari komentar, perubahan status, dan update tugas bisa mengganggu fokus kerja. Jika tidak diatur dengan benar, pengguna bisa melewatkan informasi penting di antara banyaknya pemberitahuan yang muncul.
ClickUp: Bantu Optimalkan Pengelolaan Project
Dengan memahami cara pengelolaan tugas pada ClickUp serta mengidentifikasi tantangan yang ada, Anda dapat membentuk strategi implementasi yang lebih baik.
Namun jika perusahaan Anda kesulitan mengaplikasikannya secara mandiri, menghubungi Mimosatree sebagai ClickUp Consultant Indonesia adalah langkah terbaik. Hal ini membantu Anda menghemat waktu, menghindari kesalahan setup, dan memastikan fitur-fitur ClickUp berjalan sesuai kebutuhan tim.
Dengan pendampingan dari Mimosatree, proses onboarding lebih cepat, struktur workspace lebih terarah, dan tim dapat langsung produktif tanpa melalui fase trial and error yang melelahkan.
Jadi, masih mau proses manajemen proyek berjalan tidak mulus ? Yuk konsultasikan kebutuhanmu bersama mimosatree.id yang siap membantu dalam mengoptimalkan penggelolaan project perusahan Anda.
