Prospek dapat datang dari berbagai Channel, mulai dari formulir website, email, media sosial, referral, hingga kegiatan pemasaran. Semakin banyak saluran yang digunakan, semakin besar pula kemungkinan data calon pelanggan tersebar di beberapa tempat.
Kondisi tersebut dapat menyebabkan tim lupa melakukan follow-up, kehilangan riwayat komunikasi, atau menghubungi prospek yang sama lebih dari satu kali. Agar proses penjualan lebih terorganisir, bisnis dapat menggunakan customer relationship management atau CRM. Salah satu platform yang dapat dikonfigurasi untuk kebutuhan tersebut adalah ClickUp.
Conclusion / TL;DR
- ClickUp dapat dikonfigurasi menjadi CRM untuk mengelola prospek, kontak, akun, dan peluang penjualan.
- Setiap prospek dapat disimpan sebagai task yang dilengkapi PIC, tahap penjualan, nilai peluang, serta jadwal follow-up.
- Custom Fields membantu tim menyimpan data pelanggan secara lebih terstruktur.
- Email dapat dikirim dan diterima langsung dari task ClickUp.
- Automations dapat digunakan untuk mengurangi pekerjaan administratif dan mengingatkan tim tentang tindak lanjut berikutnya.
Mengapa Prospek Perlu Dikelola Menggunakan CRM?
Menyimpan nama dan nomor telepon calon pelanggan belum cukup untuk mengelola proses penjualan.Tim juga perlu mengetahui kapan prospek pertama kali masuk, siapa yang bertanggung jawab menghubunginya, apa kebutuhannya, dan kapan tindak lanjut berikutnya harus dilakukan.
CRM membantu tim menyimpan informasi tersebut dalam satu sistem. Dengan demikian, tim dapat menjawab beberapa pertanyaan penting, seperti:
- Dari mana prospek diperoleh?
- Siapa anggota sales yang bertanggung jawab?
- Kapan prospek terakhir kali dihubungi?
- Apa produk atau layanan yang diminati?
- Berapa nilai potensi transaksinya?
- Berada di tahap mana proses penjualannya?
- Apa langkah berikutnya yang perlu dilakukan?
Tanpa sistem yang terstruktur, peluang penjualan dapat berhenti hanya karena tidak ada anggota tim yang melakukan follow-up tepat waktu.
Apakah ClickUp Bisa Digunakan sebagai CRM?
ClickUp merupakan platform manajemen kerja yang dapat dikonfigurasi menjadi CRM sesuai dengan proses penjualan sebuah bisnis.
Pengguna dapat membangun struktur untuk mengelola leads, contacts, accounts, dan deals menggunakan kombinasi Hierarchy, task, Custom Fields, status, views, Automations, Email in ClickUp, serta Dashboard.
ClickUp juga menyediakan template Quick Start: Sales & CRM yang berisi rekomendasi struktur Hierarchy, status, Custom Fields, dan views untuk memulai pengelolaan CRM.
Fleksibilitas tersebut memungkinkan bisnis menyesuaikan CRM dengan proses penjualannya. Namun, tim tetap perlu menentukan data apa saja yang harus dicatat dan tahapan penjualan yang akan digunakan.
Fitur ClickUp untuk Mengelola Prospek
Berikut beberapa fitur yang dapat digunakan untuk membangun workflow pengelolaan prospek di ClickUp.
1. Tasks untuk Menyimpan Data Prospek
Setiap prospek dapat dibuat sebagai satu task. Nama task dapat menggunakan nama kontak atau nama perusahaan agar mudah ditemukan.
Task tersebut kemudian menjadi pusat informasi untuk menyimpan:
- Data kontak.
- Kebutuhan calon pelanggan.
- Catatan percakapan.
- Dokumen penawaran.
- Jadwal follow-up.
- Riwayat aktivitas.
- Tahapan proses penjualan.
Dengan sistem tersebut, prospek tidak hanya tercatat sebagai baris data. Setiap prospek memiliki aktivitas dan progres yang dapat dipantau.
2. Custom Fields untuk Melengkapi Informasi Prospek
Custom Fields dapat digunakan untuk menambahkan informasi khusus pada setiap task.
Dalam workflow CRM, ClickUp merekomendasikan beberapa jenis Custom Fields, seperti Dropdown, Email, Phone, Money, Number, Text, People, dan Checkbox.
Beberapa data yang dapat disimpan antara lain:
- Nama kontak.
- Nama perusahaan.
- Alamat email.
- Nomor telepon.
- Sumber prospek.
- Industri.
- Ukuran perusahaan.
- Jenis layanan yang diminati.
- Nilai peluang penjualan.
- Probabilitas closing.
- Tahap deal.
Sebagai contoh, Email Custom Field dapat digunakan untuk menyimpan alamat email pelanggan. Money Custom Field dapat mencatat nilai peluang, sedangkan Dropdown dapat digunakan untuk mengelompokkan sumber prospek atau tahap deal.
3. Custom Status untuk Membuat Sales Pipeline
Status dapat digunakan untuk menggambarkan posisi setiap prospek dalam proses penjualan.
Contoh tahapan pipeline yang sederhana adalah:
Prospek Baru → Sudah Dihubungi → Qualified → Presentasi → Negosiasi → Won atau Lost
Dengan melihat status, anggota tim dapat mengetahui prospek mana yang masih membutuhkan respons, sedang mempertimbangkan penawaran, atau sudah menghasilkan transaksi.
Jumlah status sebaiknya tidak terlalu banyak. Gunakan tahapan yang benar-benar mencerminkan proses penjualan di perusahaan agar pipeline tetap mudah dipahami.
4. Assignee untuk Menentukan PIC
Setiap task prospek dapat diberikan kepada anggota sales tertentu menggunakan fitur assignee.
Penentuan PIC membantu memperjelas tanggung jawab. Tim dapat mengetahui siapa yang harus melakukan follow-up dan siapa yang memiliki informasi paling lengkap mengenai prospek tersebut.
Sistem ini juga mengurangi risiko dua anggota sales menghubungi calon pelanggan yang sama tanpa koordinasi.
5. Views untuk Melihat Pipeline
ClickUp menyediakan beberapa views yang dapat digunakan untuk melihat data CRM dari perspektif berbeda.
List View dapat digunakan untuk melihat seluruh prospek dalam bentuk daftar. Pengguna dapat membuat tampilan khusus seperti seluruh leads, leads baru, prospek milik masing-masing sales, atau prospek yang perlu ditindaklanjuti.
Board View dapat menampilkan prospek berdasarkan status. Tim dapat memindahkan task dari satu tahap penjualan ke tahap berikutnya menggunakan sistem drag-and-drop.
Sementara itu, Table View cocok digunakan ketika tim ingin membandingkan data prospek dalam bentuk kolom seperti spreadsheet.
Cara Melakukan Follow-Up Email melalui ClickUp CRM
Selain mengelola data prospek, tim juga dapat menggunakan ClickUp untuk menyimpan dan menjalankan aktivitas follow-up.
Simpan Alamat Email Prospek
Alamat email calon pelanggan dapat dicatat menggunakan Email Custom Field.
Informasi tersebut akan tersimpan bersama data prospek lainnya, sehingga anggota sales tidak perlu mencari alamat email melalui spreadsheet atau inbox yang berbeda.
Kirim Email Langsung dari Task
Melalui Email ClickApp, pengguna dapat mengirim dan menerima email langsung dari task ClickUp.
Balasan email dapat ditampilkan sebagai komentar terpisah atau dalam bentuk thread. Pengguna juga dapat berpindah antara komentar internal untuk anggota tim dan email eksternal untuk calon pelanggan.
Jika sebuah task memiliki Email Custom Field, alamat tersebut juga dapat muncul sebagai saran penerima saat pengguna menulis email.
Dengan demikian, data prospek, catatan internal, dokumen, dan riwayat komunikasi dapat tersimpan dalam konteks pekerjaan yang sama.
Tentukan Tanggal Follow-Up Berikutnya
Setelah menghubungi prospek, tim sebaiknya selalu menentukan langkah selanjutnya.
Due date atau Date Custom Field dapat digunakan untuk mencatat jadwal follow-up, misalnya:
- Menghubungi kembali setelah presentasi.
- Menanyakan keputusan mengenai proposal.
- Mengingatkan berakhirnya masa uji coba.
- Mengirimkan penawaran terbaru.
- Meminta dokumen tambahan.
- Menjadwalkan pertemuan berikutnya.
Kebiasaan menentukan next action dapat mencegah prospek berhenti tanpa tindak lanjut yang jelas.
Gunakan Template untuk Email Berulang
Tim sales biasanya mengirim beberapa jenis email yang memiliki struktur serupa, seperti email perkenalan, pengiriman proposal, follow-up setelah demo, dan konfirmasi kerja sama.
Email template dapat membantu mempercepat proses tersebut. Namun, isi email tetap perlu disesuaikan dengan nama, kebutuhan, dan konteks percakapan setiap prospek.
Template sebaiknya menjadi kerangka, bukan pesan generik yang dikirim tanpa personalisasi.
Mengotomatiskan Follow-Up dengan ClickUp
ClickUp Automations bekerja menggunakan kombinasi trigger, condition, dan action.
Automation dapat digunakan untuk menjalankan aktivitas tertentu ketika status atau Custom Field berubah. Sebagai contoh, task dapat dipindahkan ke List lain, diberikan kepada anggota tim tertentu, diperbarui statusnya, atau dibuatkan task lanjutan.
Beberapa contoh automation untuk workflow sales antara lain:
- Memberikan prospek baru kepada sales tertentu.
- Mengingatkan PIC ketika prospek masuk ke tahap qualified.
- Membuat task deal setelah prospek memenuhi kriteria.
- Memindahkan prospek ke List kontak setelah proses kualifikasi.
- Membuat tugas untuk menyiapkan proposal.
- Menjalankan action ketika tanggal follow-up tiba.
- Mengirim email ketika parameter tertentu terpenuhi.
Email Automations juga dapat mengirim email berdasarkan trigger, condition, dan action yang telah ditentukan. Isi email dapat memanfaatkan data dinamis seperti nama task, assignee, due date, status, prioritas, serta Custom Fields tertentu.
Meskipun demikian, tidak semua follow-up sebaiknya dilakukan secara otomatis. Prospek dengan nilai transaksi besar atau kebutuhan yang kompleks tetap membutuhkan pendekatan personal dari anggota sales.
Ketersediaan dan batas penggunaan Email serta Automations juga dapat berbeda berdasarkan paket ClickUp dan peran pengguna.
Contoh Workflow Prospek di ClickUp CRM
Sebagai contoh, sebuah perusahaan menerima permintaan demo melalui formulir website.
Workflow di ClickUp dapat disusun sebagai berikut:
- Data calon pelanggan dibuat menjadi task di List Leads.
- Task menyimpan nama, perusahaan, email, sumber prospek, dan kebutuhan calon pelanggan.
- Prospek diberikan kepada salah satu anggota sales.
- Status task ditetapkan sebagai Prospek Baru.
- Sales mengirim email perkenalan melalui task.
- Setelah berhasil dihubungi, status diubah menjadi Sudah Dihubungi.
- Sales menentukan tanggal follow-up berikutnya.
- Jika prospek memenuhi kriteria, status diubah menjadi Qualified.
- Task deal dibuat untuk proses presentasi, proposal, dan negosiasi.
- Setelah calon pelanggan mengambil keputusan, deal ditandai sebagai Won atau Lost.
ClickUp juga memberikan contoh Automations untuk mengelola Leads, Contacts, Accounts, dan Deals, termasuk memindahkan task antar-List serta membuat task deal ketika Custom Field tertentu berubah.
Manfaat Mengelola Prospek dan Email dalam Satu Platform
Menghubungkan CRM dengan aktivitas email dapat memberikan beberapa manfaat bagi tim sales, antara lain:
- Data prospek lebih terpusat.
- PIC setiap prospek lebih jelas.
- Riwayat komunikasi tidak tercecer.
- Jadwal follow-up lebih mudah dipantau.
- Pipeline penjualan terlihat secara menyeluruh.
- Aktivitas administratif dapat dikurangi.
- Tim sales dan operasional memiliki konteks yang sama.
- Prospek yang belum ditindaklanjuti lebih mudah ditemukan.
Dengan workflow yang terstruktur, tim dapat lebih fokus membangun hubungan dengan calon pelanggan daripada mencari informasi yang tersebar di berbagai aplikasi.
Kesimpulan
ClickUp dapat dikonfigurasi menjadi CRM untuk membantu bisnis mengelola prospek, pipeline penjualan, dan aktivitas follow-up email dalam satu platform.
Setiap prospek dapat disimpan sebagai task yang dilengkapi informasi kontak, PIC, nilai peluang, status penjualan, riwayat komunikasi, dan jadwal tindak lanjut.
Melalui Email in ClickUp, tim dapat mengirim dan menerima email langsung dari task. Sementara itu, Custom Fields, views, dan Automations membantu mengurangi pekerjaan administratif serta memastikan setiap prospek memiliki langkah berikutnya.
Dengan sistem tersebut, prospek tidak hanya tercatat sebagai daftar kontak. Setiap peluang penjualan dapat dikelola melalui proses yang lebih jelas, terukur, dan mudah dipantau.
