Dalam dunia kerja yang semakin adaptif, pengelolaan tugas dan kolaborasi tim bukan lagi sekadar rutinitas, terutama bagi pekerjaan yang membutuhkan kreativitas dan fleksibilitas.
Di sinilah ClickUp hadir sebagai platform manajemen kerja yang tidak hanya lengkap, tetapi juga cerdas. Salah satu fitur utamanya, Automation, memungkinkan pekerjaan yang berulang bisa otomatis dilakukan, sehingga tim bisa fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan strategis, tanpa harus mengulang pekerjaan yang sama.
Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai fitur automation mulai manfaat dan cara mengaktifkannya.
Apa Itu Fitur Automation di ClickUp?
Fitur automation ClickUp adalah sebuah tools yang dirancang untuk dapat mengotomatisasi proses kerja. Dengan demikian, tim dapat mengefisienkan waktu dalam bekerja dan mengurangi tugas secara manual.
Jadi, secara sederhana fitur automation di Clickup dapat membantu dalam menetapkan mengatur pekerjaan menjadi lebih sederhana. Terlebih, pada fitur ini Anda dapat menetapkan aturan yang spesifik, sesuai dengan kondisi tertentu. Ini sangat berguna untuk menghilangkan pekerjaan manual yang sifatnya berulang dan mudah terlupakan.
Mengapa Menggunakan Fitur Automation di ClickUp?
Tim kreatif seringkali menghadapi tantangan seperti revisi berulang, komunikasi yang terputus, atau deadline yang berdesakan. Oleh karena ini, fitur automation di Clickup dapat menjadi solusi. Berikut adalah manfaat dari fitur automation di ClickUp:
1. Efisiensi Waktu
Fitur automation ClickUp mengotomatisasi tugas rutin seperti penugasan, pembaruan status, dan notifikasi, menghemat waktu tim dari pekerjaan administratif manual.
2. Kolaborasi Terstruktur
Automation memberikan pengingat otomatis untuk tugas dan deadline, memastikan tim bekerja sesuai jadwal tanpa ada yang terlewat.
3. Meningkatkan Produktivitas
Automation mempercepat dan mengorganisir proses kerja, meminimalkan hambatan, dan membantu tim mencapai target KPI secara konsisten.
4. Mengurangi Kesalahan Teknis
Dengan mengotomatisasi tugas rutin, fitur automation mengurangi risiko kesalahan teknis dan menyederhanakan alur kerja.
Perintah Pada Fitur Automation
Pada penggunaan fitur automation click up, terdapat beragam perintah yang dapat mempercepat dan mempermudah alur kerja tim. Berikut adalah perintah yang dapat digunakan pada fitur Automation ClickUp seperti:
1. Trigger
Merupakan kondisi atau peristiwa yang memicu otomatisasi. Misalnya, trigger bisa berupa perubahan status tugas, penambahan komentar, atau deadline yang mendekat. Ketika kondisi ini tercapai, maka proses otomatisasi akan dijalankan.
2. Action
Merupakan langkah yang diambil setelah trigger terjadi. Ini adalah tindakan yang otomatis dilakukan oleh sistem, seperti mengubah status tugas, mengirimkan notifikasi, atau menetapkan tanggal tenggat baru. Misal saja ketika status telah berubah menjadi “in progress, maka nantinya Click Up akan otomatis untuk mengirimkan notif kepada anggota team terkait.
Bagaimana Langkah-Langkah Membuat Automation di ClickUp?
Membuat automations di clickup, bukanlah sekedar membuat perintah agar dapat berjalan secara otomatis. Tetapi juga memastikan setiap langkah dalam workflow terhubung dengan baik. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat automations pada ClickUp:
1. Akses Menu Automation
Pada langkah awal, Anda dapat memilih ikon Automation pada ClickUp, lalu pilihlah Manage Automation dan Add Automation. Langkah ini bertujuan untuk membuat automation baru yang akan membantu Anda mengotomatisasi proses-proses rutin dalam pengelolaan tugas.
2. Kenali Komponen Utama: Trigger dan Action
Pada langkah selanjutnya, Anda diwajibkan untuk mengenali komponen utama, yaitu Trigger dan Action.
- Trigger adalah pemicu yang akan mengaktifkan automation, misalnya perubahan status tugas atau penugasan baru.
- Action adalah langkah yang otomatis dijalankan setelah trigger teraktivasi, seperti mengubah assignee atau menambahkan komentar. Kedua komponen ini bekerja bersama untuk menciptakan alur kerja yang lebih efisien.
3. Memilih Trigger
Agar automation dapat bekerja dengan sempurna, Anda dapat memilih Trigger yang sesuai dengan kebutuhan. Misalnya Anda ingin ketika perubahan status akan menambahkan komentar secara otomatis. Maka, Anda dapat memilih status Changes sebagai trigger. Kemudian, atur agar status tugas berubah dari status apapun menjadi In Review. Trigger ini akan memicu aksi-aksi berikutnya, seperti mengubah assignee atau menambahkan komentar otomatis, ketika status tugas mencapai tahap In Review.
4. Mengatur Action Pertama (Change Assignee)
Pada langkah berikutnya, Anda dapat memilih Change Assignee untuk menetapkan siapa yang akan bertanggung jawab atas tugas tersebut setelah statusnya berubah menjadi In Review.
Pilihlah user yang akan melakukan review, misalnya Sendy agar tugas tersebut dapat dikerjakan oleh orang yang tepat sesuai dengan tahap pengerjaan selanjutnya.
5. Menambahkan Action Kedua (Add a Comment)
Setelah menentukan siapa user yang melakukan review, Anda dapat menambahkan action selanjutnya, yaitu Add a Comment.
Pada bagian ini, Anda bisa mengetikkan komentar otomatis yang akan ditambahkan pada tugas, seperti “Task sudah selesai, mohon dicek ya.” Komentar ini akan muncul secara otomatis setiap kali trigger diaktifkan, sehingga memudahkan komunikasi antar anggota tim tanpa perlu melakukannya secara manual.
6. Simpan Automation
Pada tahap akhir, agar automation dapat berjalan dengan lancar, pastikan Anda menyimpan semua pengaturan yang telah dilakukan. Setelah semua peraturan selesai diatur, klik Create untuk menyimpan dan mengaktifkan automation. Dengan begitu, semua proses otomatis akan berjalan sesuai dengan konfigurasi yang telah Anda tentukan, dan tim Anda dapat menikmati manfaat dari alur kerja yang lebih efisien.
Untuk lebih jelasnya, Anda dapat menyimak video penjelasan tentang langkah-langkah untuk membuat automation pada ClickUp yang dilengkapi dengan studi kasus pada channel
youtube Rimba House.
youtube Rimba House.
ClickUp Bukan Sekadar To-Do List Biasa
ClickUp bukan cuma tempat mencatat tugas, Tetapi Clickup adalah mesin produktivitas yang bisa disesuaikan dengan gaya kerja tim kamu. Dengan fitur automation yang tepat, Anda bisa mengubah workflow biasa jadi sistem kerja yang efisien, terukur, dan scalable.
Lalu sudahkah untuk bekerja dengan lebih cerdas? Yuk coba ClickUp hari ini dan coba fitur automation sekarang dan rasakan perbedaan pada produktivitas tim Anda.
