Digital agency sering menangani banyak klien, campaign, dan kebutuhan produksi dalam waktu yang bersamaan. Kondisi tersebut membuat pengeluaran operasional juga semakin beragam, mulai dari transportasi, konsumsi tim, pembelian aset konten, biaya talent, tools, hingga kebutuhan mendadak saat campaign berjalan.
Masalah muncul ketika pengajuan reimbursement masih dikirim melalui chat atau email tanpa format yang jelas. Bukti transaksi mudah tercecer, nama proyek tidak dicantumkan, dan tim finance harus meminta informasi tambahan sebelum pengajuan dapat diproses.
Mengapa Reimbursement Digital Agency Sering Bermasalah?
Pengeluaran di digital agency biasanya tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan internal. Sebagian biaya muncul karena aktivitas campaign atau proyek klien tertentu.
Misalnya, seorang content producer mengeluarkan biaya transportasi untuk produksi konten, account executive membayar kebutuhan meeting dengan klien, atau tim media membeli tambahan aset untuk campaign.
Jika pengajuan tersebut tidak mencantumkan nama klien dan proyek, tim finance akan kesulitan menentukan biaya tersebut harus dicatat ke mana. Agency juga akan kesulitan membedakan biaya yang dapat ditagihkan kepada klien dengan biaya internal perusahaan.
Masalah lain muncul ketika bukti transaksi dikirim melalui chat pribadi. File dapat tertutup oleh percakapan lain atau sulit ditemukan kembali ketika dibutuhkan untuk pemeriksaan.
Status reimbursement juga sering tidak terlihat. Karyawan tidak mengetahui apakah pengajuannya sedang diperiksa, menunggu approval, perlu diperbaiki, atau sudah dijadwalkan untuk dibayar.
Karena itu, digital agency membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan setiap pengeluaran dengan karyawan, klien, proyek, dan pihak yang menyetujuinya.
Cara Mengelola Expense Reimbursement dengan ClickUp
Dengan berbagai permasalahan tersebut, ClickUp dapat digunakan untuk menstandarkan pengajuan, memperjelas proses approval, dan membantu tim finance memantau pembayaran reimbursement dalam satu workspace.
1. Standarkan Pengajuan melalui ClickUp Forms
Langkah pertama adalah membuat satu ClickUp Form untuk seluruh pengajuan reimbursement.
Tim finance dapat menentukan informasi yang wajib diisi, seperti:
- nama karyawan,
- nama klien,
- campaign atau proyek,
- tanggal transaksi,
- kategori pengeluaran,
- nominal,
- alasan pengeluaran,
- metode pembayaran,
- bukti transaksi.
Setiap pengajuan yang masuk melalui Form dapat dibuat menjadi task pada List tim finance. Dengan cara ini, semua reimbursement memiliki format data yang sama.
Tim finance tidak perlu lagi menyalin informasi dari chat atau meminta karyawan mengirim ulang detail dasar. Pengajuan yang tidak memiliki bukti atau informasi proyek juga dapat lebih cepat diketahui.
Form yang terstandar membantu memastikan setiap biaya memiliki konteks yang jelas sejak awal proses.
2. Hubungkan Pengeluaran dengan Klien dan Proyek
Setiap task reimbursement perlu dilengkapi dengan informasi yang menunjukkan hubungan biaya dengan pekerjaan agency.
Custom Fields dapat digunakan untuk mencatat:
- nama klien,
- nama campaign,
- kategori biaya,
- nominal,
- billable atau non-billable,
- cost center,
- metode pembayaran,
- pihak yang bertanggung jawab.
Penandaan billable dan non-billable penting bagi digital agency.
Biaya billable merupakan pengeluaran yang dapat ditagihkan kembali kepada klien, seperti tambahan biaya produksi di luar scope. Sementara itu, biaya non-billable menjadi tanggungan internal agency.
Dengan mencatat informasi tersebut, tim finance dapat menelusuri setiap pengeluaran berdasarkan klien dan proyek. Agency juga memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai biaya aktual dari sebuah campaign.
3. Atur Tahapan Review dan Approval
Setelah pengajuan masuk, task dapat dipindahkan melalui tahapan review yang telah ditentukan.
Contoh statusnya:
Submitted → Document Review → Project Manager Approval → Finance Approval → Scheduled for Payment → Reimbursed
Project manager dapat memeriksa apakah pengeluaran benar-benar berkaitan dengan proyek. Account manager dapat memastikan apakah biaya tersebut masuk dalam scope atau perlu ditagihkan kepada klien.
Setelah itu, tim finance memeriksa bukti transaksi, nominal, dan kesesuaiannya dengan kebijakan perusahaan.
Comments dapat digunakan untuk meminta dokumen tambahan atau menjelaskan alasan pengajuan perlu diperbaiki. Seluruh percakapan dan keputusan tetap tersimpan dalam task yang sama.
Dengan tahapan tersebut, approval tidak hanya menghasilkan keputusan akhir. Tim juga memiliki riwayat yang menunjukkan siapa yang memeriksa dan menyetujui pengeluaran.
4. Pantau Status Pembayaran secara Berkala
ClickUp Automations dapat digunakan untuk mengurangi follow-up manual.
Misalnya:
- task otomatis diberikan kepada tim finance setelah Form dikirim,
- project manager mendapat notifikasi ketika approval dibutuhkan,
- assignee berubah saat status berpindah,
- pengajuan yang terlambat mendapat reminder,
- karyawan mendapat pemberitahuan ketika pembayaran selesai.
Tim finance juga dapat menggunakan Dashboard untuk melihat kondisi reimbursement secara keseluruhan.
Informasi yang dapat dipantau meliputi:
- jumlah pengajuan yang masuk,
- total nominal reimbursement,
- pengajuan yang menunggu approval,
- pembayaran yang belum selesai,
- biaya berdasarkan klien,
- biaya berdasarkan campaign,
- pengeluaran billable dan non-billable.
Dengan pemantauan tersebut, tim finance tidak perlu membuka setiap task satu per satu untuk mengetahui posisi seluruh pengajuan.
Kesimpulan
Expense reimbursement digital agency akan sulit dikelola jika bukti transaksi, informasi proyek, dan approval disimpan di tempat yang berbeda.
ClickUp membantu menyatukan proses tersebut melalui Forms, Tasks, Custom Fields, Custom Statuses, Automations, dan Dashboard. Karyawan dapat mengajukan biaya dengan format yang sama, sedangkan tim finance dapat memeriksa hubungan pengeluaran dengan klien dan proyek.
Dengan workflow yang terpusat, status reimbursement menjadi lebih transparan dan setiap biaya lebih mudah ditelusuri. ClickUp bukan pengganti software akuntansi, tetapi dapat membantu digital agency mengelola proses pengajuan dan approval sebelum data pembayaran dicatat dalam sistem keuangan perusahaan.
